Một nhóm thiện nguyện nhỏ muốn đi đường dài cần ba thứ ngay từ đầu: mục tiêu rõ (giúp ai, giúp việc gì), người phụ trách từng việc (đặc biệt là người giữ tiền và người giữ sổ phải là hai người khác nhau), và vài điều quy ước viết ra giấy để cả nhóm cùng theo. Thiếu ba thứ này, nhóm vẫn chạy được vài chuyến đầu nhờ nhiệt tình, nhưng dễ tan khi có người bận, có bất đồng hoặc có một câu hỏi về tiền mà không ai trả lời được.
Ở Việt Nam có rất nhiều nhóm như vậy: nhóm bạn đại học, nhóm đồng nghiệp, nhóm phụ huynh một lớp, nhóm người cùng đi chùa hay cùng xứ đạo, nhóm nấu cơm cho bệnh nhân. Bài này không bàn thủ tục thành lập tổ chức có tư cách pháp nhân, mà chỉ ra những việc thực tế giúp một nhóm nhỏ làm việc trơn tru, minh bạch và giữ được tình cảm giữa các thành viên.
Bắt đầu từ một mục tiêu hẹp
Nhóm mới hay mắc một lỗi: muốn giúp mọi người, mọi việc. Hôm nay nấu cháo bệnh viện, tháng sau đi cứu trợ lũ, Trung thu lên vùng cao, Tết lại phát quà người vô gia cư. Mỗi việc cần một kiểu chuẩn bị, một mạng lưới quen biết khác nhau, nên nhóm luôn trong thế bắt đầu lại từ đầu và mệt rất nhanh.
Nên chọn một mục tiêu hẹp trong năm đầu, chẳng hạn "hỗ trợ học sinh khó khăn của hai trường tiểu học ở một xã", hay "mỗi chủ nhật nấu một bữa cơm cho người nhà bệnh nhân ở một khoa". Mục tiêu hẹp giúp nhóm hiểu sâu người mình giúp, xây được quan hệ với nhà trường, bệnh viện, chính quyền nơi đó, và biết mình đang làm tốt hay chưa.
Khi đã làm đều tay việc chính, nhóm có thể nhận thêm việc phụ theo dịp, như góp sức khi có thiên tai. Nhưng việc phụ không nên lấn át việc chính. Một nhóm làm bền một việc nhỏ trong năm năm thường để lại nhiều hơn một nhóm làm hai mươi việc trong một năm rồi giải tán.
Chia việc: những vai trò tối thiểu
Nhóm năm bảy người cũng nên chia việc rõ, mỗi việc ít nhất một người chính và một người phụ để không phụ thuộc vào ai. Bảng sau là cách chia hay gặp, tuỳ nhóm gộp hoặc tách.
| Vai trò | Làm những gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trưởng nhóm, điều phối | Giữ mục tiêu, triệu tập họp, chốt kế hoạch từng đợt | Không nên kiêm giữ tiền |
| Thủ quỹ | Giữ tài khoản, nhận và chi tiền theo quyết định chung | Tài khoản riêng của nhóm, không lẫn tiền cá nhân |
| Người giữ sổ | Ghi thu chi, giữ chứng từ, lập báo cáo công khai | Khác người giữ tiền để kiểm tra chéo |
| Phụ trách tìm hiểu | Liên hệ địa phương, thăm hoàn cảnh, lập hồ sơ người nhận | Giữ kín thông tin riêng của người nhận |
| Hậu cần | Mua sắm, vận chuyển, chuẩn bị đồ dùng cho mỗi đợt | Lấy hoá đơn, biên nhận mỗi lần mua |
| Truyền thông | Viết thông báo, báo cáo cho người góp, quản lý trang của nhóm | Xin phép trước khi đăng ảnh người nhận |
Tách người giữ tiền và người giữ sổ không phải vì nghi ngờ nhau, mà để bảo vệ chính những người làm việc. Khi có ai thắc mắc, hai người cùng đối chiếu được, không ai phải một mình gánh lời ra tiếng vào. Nhóm nhỏ quá thì ít nhất cũng nên có một người thứ hai được xem sổ và sao kê bất cứ lúc nào.
Viết quy ước chung: vài trang là đủ
Quy ước không cần văn vẻ hay giống một bản điều lệ. Vài trang giấy ghi rõ những điều sau là đủ để cả nhóm làm theo và người mới vào hiểu nhóm vận hành thế nào.
- Nhóm giúp ai, giúp việc gì, ở đâu; những việc nhóm không nhận làm.
- Cách nhận tiền: tài khoản nào, đứng tên ai, có nhận tiền mặt không, ai được nhận.
- Cách ra quyết định chi: khoản dưới mức nào thì người phụ trách tự quyết, khoản lớn hơn phải hỏi ý cả nhóm hoặc ít nhất hai người.
- Cách công khai: bao lâu báo cáo một lần, báo cáo ở đâu, gồm những gì.
- Nguyên tắc với người nhận: không chụp ảnh khi chưa xin phép, không hứa trước, không nhận quà biếu lại từ người được giúp.
- Thành viên tự túc chi phí đi lại, ăn uống của mình hay được hỗ trợ từ quỹ, và hỗ trợ ở mức nào.
- Khi thành viên rời nhóm hay nhóm giải thể thì tiền còn lại xử lý thế nào, ví dụ chuyển cho một chương trình đã thống nhất từ trước.
Điều cuối cùng thường bị bỏ quên nhưng lại hay gây rắc rối nhất. Nhóm tan mà quỹ còn tiền, không ai biết xử lý thế nào, rồi thành chuyện nghi kỵ giữa những người từng làm việc tốt cùng nhau. Ghi sẵn từ đầu thì khỏi phải bàn khi mọi người đã không còn gặp nhau thường xuyên.
Chuẩn bị một đợt hoạt động
Ví dụ giả định: nhóm của bạn ở Thái Nguyên chuẩn bị tặng áo ấm cho học sinh một trường tiểu học vùng cao trước mùa rét. Một đợt hoạt động có thể đi theo các bước sau.
- Người phụ trách tìm hiểu liên hệ nhà trường, xin danh sách số học sinh theo lớp, cỡ áo, những em thật sự thiếu áo ấm.
- Trưởng nhóm cùng cả nhóm chốt kế hoạch: tặng bao nhiêu em, loại áo nào, ngân sách dự kiến, ngày đi, ai đi.
- Truyền thông viết thông báo kêu gọi góp, nêu rõ mục tiêu, số tiền dự kiến cần, tài khoản nhận, hạn nhận.
- Thủ quỹ đối chiếu tiền về hằng ngày, người giữ sổ cập nhật danh sách đóng góp.
- Hậu cần mua áo theo cỡ, lấy hoá đơn, đóng gói theo lớp, chuẩn bị phương tiện.
- Đi trao qua nhà trường, có biên bản bàn giao ghi số lượng, có chữ ký của đại diện trường.
- Trong vòng một vài tuần sau đợt, người giữ sổ lập báo cáo thu chi, kèm ảnh chứng từ, đăng cho người góp biết; tiền dư ghi rõ chuyển sang đợt sau hay mục đích gì.
Đợt đầu có thể lúng túng, nhưng sau ba bốn đợt, mỗi người sẽ quen vai, nhóm có danh sách nhà cung cấp, mẫu thông báo, mẫu báo cáo. Đó là lúc công sức bỏ ra cho mỗi đợt giảm hẳn và nhóm có thể làm đều đặn.
Làm việc với địa phương, nhà trường và bệnh viện
Một nhóm nhỏ làm bền thường có những đối tác quen ở nơi mình giúp: một thầy hiệu trưởng, một cán bộ phụ trách văn hoá – xã hội của UBND cấp xã, một cán bộ Mặt trận, một nhân viên công tác xã hội trong bệnh viện. Họ giúp nhóm tìm đúng người, tránh giúp trùng với các chương trình khác, và khi cần thì xác nhận việc bàn giao. Quan hệ này nên xây từ đợt đầu và giữ qua nhiều năm.
Khi làm việc với cơ quan, nhà trường, bệnh viện, nhóm nên đến với tư cách người muốn phối hợp, nói rõ mình là ai, định giúp gì, nguồn tiền từ đâu. Hỏi xem đơn vị đó có quy định gì về việc tiếp nhận hỗ trợ, có cần văn bản đề nghị hay biên bản bàn giao không. Mỗi nơi một nếp, tôn trọng cách làm của họ thì việc sau sẽ thuận.
Cũng cần tránh hai thái cực. Một là làm mọi thứ qua cơ quan đến mức nhóm mất liên hệ với người được giúp, chỉ còn trao đồ cho một đầu mối rồi về. Hai là bỏ qua địa phương hoàn toàn, tự đi phát quà, dễ giúp trùng và có khi gây phiền cho chính người nhận. Cách cân bằng là để địa phương giới thiệu và xác nhận, còn nhóm vẫn đến tận nơi, gặp người nhận, hỏi han như người quen.
Giữ nhóm khi người nhiệt tình bắt đầu mệt
Chấp nhận người đến và người đi. Thành viên lấy vợ lấy chồng, chuyển việc, sinh con, bận hơn là chuyện bình thường. Nhóm nên có cách để người bận vẫn góp được phần nhỏ, như góp tiền, góp một buổi trong năm, thay vì coi ai không đi đều là "bỏ nhóm".
Luôn có người kế cận. Mỗi vai trò có người phụ biết việc. Khi người chính nghỉ, người phụ lên thay mà không phải bắt đầu từ đầu. Sổ sách, danh bạ liên hệ, mẫu giấy tờ để ở nơi cả nhóm cùng truy cập được.
Họp ngắn, đều, có kết luận. Một buổi họp mỗi tháng, mỗi lần một giờ, có ghi lại ai làm gì, hạn khi nào. Họp dài mà không chốt được gì là thứ làm người ta nản nhanh nhất.
Ghi nhận công sức của nhau. Không cần giấy khen, chỉ cần cuối năm ngồi lại nhìn lại những gì đã làm, cảm ơn nhau, kể cho nhau những câu chuyện đẹp từ các chuyến đi. Người làm thiện nguyện không cần được trả công, nhưng cần thấy việc mình làm có ý nghĩa.
Xử lý bất đồng và khi có chuyện tiền nong
Nhóm nào làm lâu cũng có bất đồng: chọn giúp người này hay người kia, mua loại hàng nào, có nên nhận tài trợ của một cửa hàng không. Cách xử lý tốt nhất là quay về quy ước và mục tiêu chung đã viết. Nếu quy ước chưa nói tới, cả nhóm bàn rồi bổ sung, để lần sau khỏi tranh luận lại từ đầu.
Chuyện tiền nong cần đặc biệt cẩn thận. Khi có người thắc mắc một khoản chi, người giữ sổ trình chứng từ, cả nhóm đối chiếu với sao kê, không ai tự ái. Nếu phát hiện sai sót do nhầm lẫn, ghi rõ, sửa, báo cáo lại cho người góp. Nếu có dấu hiệu chiếm dụng thật, nhóm nên bàn bạc nghiêm túc với người liên quan, và khi cần thì nhờ đến cơ quan có thẩm quyền, không xử lý bằng cách bêu riếu trên mạng.
Một nhóm thiện nguyện tử tế không phải nhóm không bao giờ có chuyện, mà là nhóm có cách giải quyết minh bạch khi chuyện xảy ra. Người góp tiền thường tha thứ cho một sai sót được nhận và sửa kịp thời, nhưng khó tha thứ cho sự im lặng hay che giấu.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm thiện nguyện nhỏ có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Nhóm bạn bè tự góp tiền giúp người quen thường không có thủ tục riêng. Khi nhóm đứng ra kêu gọi rộng rãi, tiếp nhận và phân phối đóng góp, nhất là cho thiên tai, dịch bệnh hay bệnh nhân hiểm nghèo, nên tìm hiểu quy định hiện hành và phối hợp với UBND cấp xã nơi nhận hỗ trợ.
Nhóm có nên dùng tài khoản cá nhân của trưởng nhóm để nhận tiền?
Không nên dùng tài khoản đang dùng cho chi tiêu cá nhân. Tốt nhất là mở một tài khoản riêng chỉ dùng cho việc của nhóm, đứng tên người được cả nhóm tin, và cho ít nhất một người khác được xem sao kê. Tiền không lẫn với tiền riêng thì dễ minh bạch.
Thành viên đi làm thiện nguyện có được lấy tiền quỹ trả chi phí đi lại không?
Tuỳ quy ước của nhóm. Nhiều nhóm để thành viên tự túc, có nhóm hỗ trợ một phần cho chuyến đi xa. Điều quan trọng là ghi rõ trong quy ước và nói thật với người góp. Chi phí vận hành công khai thì không có gì sai.
Nhóm nên nhận tài trợ của doanh nghiệp, cửa hàng không?
Có thể nhận, nếu tài trợ không kèm điều kiện làm sai mục tiêu của nhóm, như bắt phát tờ rơi quảng cáo cho người nhận hay đặt biển hiệu lớn khi trao quà. Nên ghi rõ khoản tài trợ trong báo cáo, và bàn trước trong nhóm về giới hạn nhận tài trợ.
Làm sao giữ người trong nhóm khi ai cũng bận?
Cho phép nhiều mức tham gia: người góp tiền, người góp một buổi trong năm, người làm thường xuyên. Họp ngắn và có kết luận, mỗi việc có người phụ để thay khi người chính bận, và cuối năm ngồi lại ghi nhận những gì đã làm cùng nhau.
Nhóm giải tán thì số tiền còn lại xử lý thế nào?
Nên ghi sẵn trong quy ước từ đầu, ví dụ chuyển cho một chương trình cùng mục tiêu mà nhóm đã thống nhất. Khi giải tán, lập báo cáo cuối cùng, công bố số dư và nơi chuyển tới, kèm chứng từ, để người góp yên tâm.