Muốn trao quà cho người khó khăn mà giữ được thể diện của họ, ưu tiên trao kín đáo: đến tận nhà với ít người, hoặc phát theo phiếu đã gửi trước để người nhận đến lấy như đi chợ; hạn chế gọi người nhận lên sân khấu, xếp hàng dài giữa nắng hay chụp ảnh cận mặt. Câu "của cho không bằng cách cho" của ông bà ta nói đúng điều này: món quà là phần dễ, cách trao mới là phần khó.
Bài này đi vào khâu cuối cùng của một đợt làm từ thiện, khi quà đã chuẩn bị xong và chỉ còn việc đưa tới tay người nhận. Bạn sẽ thấy ba cách trao hay gặp với ưu nhược của từng cách, những tình huống dễ làm người nhận tủi thân, và vài lưu ý riêng cho dịp Tết, khi nhu cầu và số đoàn đi trao quà đều tăng vọt. Các ví dụ đều là ví dụ giả định.
Ba cách trao quà hay gặp
Mỗi cách có chỗ hợp. Nhóm nhỏ, quà ít thì trao tận nhà; số lượng lớn thì phát theo phiếu; trao tập trung chỉ nên dùng khi thật cần, và tổ chức gọn.
| Cách trao | Ưu điểm | Nhược điểm | Hợp khi |
|---|---|---|---|
| Đến tận nhà | Kín đáo, có dịp hỏi han, thấy hoàn cảnh thật | Tốn thời gian, đi lại nhiều | Ít hộ, người già yếu, người bệnh, người khuyết tật |
| Phát theo phiếu | Có trật tự, người nhận chủ động giờ đến | Cần phối hợp địa phương lập danh sách, gửi phiếu | Số lượng lớn trong một thôn, một phường |
| Trao tập trung có buổi lễ | Nhanh, gọn cho người tổ chức | Người nhận phải chờ, dễ thấy mình bị trưng bày | Có đơn vị tiếp nhận như trường học, cần biên bản bàn giao |
| Gửi qua người trung gian | Người nhận không phải gặp người lạ | Phụ thuộc người trung gian đáng tin | Người ngại nhận, người từng khá giả nay sa sút |
Trao tập trung không phải lúc nào cũng xấu. Ở trường học, trao học bổng hay áo ấm qua nhà trường là cách hợp lý, có biên bản, có thầy cô quản lý. Điều cần tránh là biến buổi trao thành một chương trình dài, có phát biểu, có tiết mục, rồi mới đến phần người nhận lên nhận quà dưới ánh đèn chụp ảnh.
Chuẩn bị quà trước khi trao: gói theo hộ, vừa sức mang
Gói theo nhu cầu từng hộ, không gói đồng loạt. Nhà có trẻ nhỏ thêm sữa, vở; nhà có người già thêm đồ mềm dễ ăn, chăn mỏng; nhà có người bệnh thêm khoản tiền đi lại. Danh sách hộ lập cùng địa phương đã có thông tin này, chỉ cần đánh dấu trên từng túi để không nhầm.
Túi đựng kín, vừa sức xách. Một bao gạo lớn cộng thùng mì cộng chai dầu là quá nặng với người già đi bộ về nhà. Chia thành hai túi nhỏ, hoặc chở tận nhà cho người không mang nổi. Túi vải hoặc túi kín màu trơn giúp người nhận mang về mà không bị cả xóm nhìn thấy mình vừa đi nhận quà.
Tiền mặt để trong phong bì kín, đặt trong túi. Không cầm phong bì giơ lên khi trao, không đếm tiền trước mặt người khác. Nếu cần biên nhận, ghi số tiền trên giấy ký nhận để người nhận xem và ký riêng.
Kiểm tra hạn dùng và chất lượng. Đồ ăn gần hết hạn, gạo ẩm mốc, chăn có mùi kho là những thứ làm người nhận thấy mình bị coi nhẹ. Nhóm nên kiểm từng lô hàng khi nhận từ nơi bán hoặc nơi góp, loại bỏ đồ không đạt trước khi đóng gói.
Trao quà tận nhà: cách làm gọn và ấm
Trao tận nhà hợp với người già neo đơn, người bệnh nằm một chỗ, gia đình có người khuyết tật. Một buổi trao tận nhà gọn gàng có thể theo các bước sau.
- Nhờ người trung gian ở địa phương báo trước giờ đến, để người nhận không bất ngờ và có thể ở nhà.
- Đi hai ba người, đi xe gọn, không mang cờ, băng rôn hay mặc đồng phục rực rỡ của nhóm trước cửa nhà người nhận.
- Vào nhà chào hỏi như khách quen, ngồi nói chuyện vài phút, hỏi thăm sức khoẻ, chuyện con cháu.
- Trao quà nhẹ nhàng, nói vài câu thông thường như "chút quà Tết cho bác", không cần diễn văn hay kể công.
- Nếu nhóm cần biên nhận, xin chữ ký trên một tờ giấy đơn giản, không chụp ảnh người nhận cầm quà.
- Hỏi xem gia đình có cần giúp thêm việc gì nhỏ, như sửa bóng đèn, khiêng đồ, rồi ra về đúng giờ, không làm mất thời gian của họ.
Với người già sống một mình, một chuyến thăm như vậy có khi là dịp hiếm hoi có người đến chơi nhà trong tháng. Nhóm có thể ghi lại để quay lại thăm vào dịp khác, không nhất thiết lần nào cũng có quà.
Phát quà theo phiếu: trật tự mà không mất phẩm giá
Lập danh sách cùng địa phương. Trưởng thôn, tổ trưởng dân phố, cán bộ Mặt trận cấp xã giúp lập danh sách hộ cần hỗ trợ, tránh giúp trùng với các đoàn khác. Nhóm có thể đề xuất tiêu chí, nhưng nên tôn trọng hiểu biết của người ở địa phương.
Gửi phiếu tận tay trước vài ngày. Phiếu ghi giờ và chỗ nhận, giao cho từng hộ qua người trung gian. Người nhận biết trước, không phải đến chờ từ sáng sớm, không phải chen lấn sợ hết quà.
Chia khung giờ. Thay vì gọi tất cả cùng đến một lúc, chia thành vài khung giờ theo xóm. Người nhận đến, đưa phiếu, nhận quà, ra về trong vài phút, như đi chợ.
Chọn chỗ phát kín gió, có mái che. Nhà văn hoá thôn, sân trường ngày nghỉ, hội trường xã. Tránh phát giữa đường, giữa nắng, nơi người qua lại nhìn vào.
Giữ một ít quà dự phòng. Danh sách lập kỹ đến đâu cũng có thể sót người: một hộ mới chuyển đến, một gia đình vừa gặp tai nạn tuần trước. Để riêng vài phần quà dự phòng, giao cho người phụ trách quyết định sau khi hỏi lại địa phương, giúp nhóm xử lý những trường hợp phát sinh mà không phải từ chối ai một cách khó xử ngay tại chỗ.
Có người hỗ trợ người già, người khuyết tật. Một thành viên chuyên đỡ đồ, chở quà về tận nhà cho người không tự mang được, hoặc mang quà tới tận nhà cho người không đến được.
Những tình huống dễ làm người nhận tủi thân
Phần lớn người đi trao quà không có ý làm ai tổn thương. Nhưng có những thói quen phổ biến lại gây đúng điều đó. Nhận ra để tránh là đủ.
- Bắt người nhận xếp hàng dài ngoài trời, chờ đoàn đến muộn, chờ phát biểu xong mới được nhận.
- Gọi tên từng người lên nhận quà trước đông người, đọc to hoàn cảnh "ông A, liệt hai chân, con bỏ đi".
- Yêu cầu người nhận cầm quà, nhìn vào máy ảnh, có khi chụp đi chụp lại vì chưa đẹp.
- Quay phim cận mặt người nhận, nhất là trẻ em, người già đang xúc động, rồi đăng lên mạng.
- Bắt người nhận nói lời cảm ơn, hát, hoặc tham gia tiết mục văn nghệ trong buổi trao quà.
- Phát quà kèm tờ rơi quảng cáo, biển hiệu lớn của nhà tài trợ, khiến người nhận thành một phần của chương trình quảng bá.
- Chê bai hoặc so bì giữa các hộ trước mặt nhau, ví dụ "nhà này khó hơn nên được nhiều hơn".
Hãy thử đặt mình vào chỗ người nhận: nếu đó là mẹ mình, ông bà mình, mình có muốn họ đứng như vậy không? Câu hỏi đơn giản ấy giúp nhóm tự điều chỉnh nhanh hơn mọi quy định.
Quà Tết cho người neo đơn, người khó khăn
Dịp Tết là lúc nhiều nhóm, nhiều cơ quan cùng đi trao quà, nên một số nơi nhận rất nhiều đoàn, trong khi nơi khác không ai ghé. Trước khi đi, nên hỏi địa phương xem hộ nào đã có đoàn hỗ trợ, hộ nào chưa, để chia đều. Nhóm cũng có thể chọn trao sớm hơn, khoảng giữa tháng Chạp, để gia đình kịp mua sắm theo ý mình, thay vì trao sát ngày Tết khi họ đã lo xong hoặc không còn kịp.
Quà Tết nên thiết thực: gạo ngon, dầu ăn, nước mắm, thịt hoặc giò, bánh chưng, ít bánh mứt, kèm một khoản tiền để gia đình tự lo những thứ còn thiếu. Với người già, có thể thêm chăn ấm, áo len, thuốc xoa bóp thông thường. Tránh những giỏ quà đẹp mã nhưng toàn đồ hộp, nước ngọt, bánh kẹo mà người nhận ít dùng.
Công nhân không về quê ăn Tết, người bán hàng rong, người nhặt ve chai ở thành phố cũng là những người cần được nghĩ tới. Họ thường không có trong danh sách hộ khó khăn của phường nơi đang ở trọ. Hỏi chủ nhà trọ, tổ trưởng dân phố, hoặc đơn giản là mời họ một bữa cơm chiều cuối năm, đôi khi ý nghĩa hơn một phần quà.
Sau buổi trao quà
Trao xong không có nghĩa là xong việc. Nhóm nên tổng hợp lại: đã trao cho bao nhiêu hộ, mỗi hộ những gì, còn dư bao nhiêu quà và xử lý ra sao. Phần dư nên trao tiếp cho hộ đã được địa phương xác nhận, hoặc gửi lại cho đơn vị tiếp nhận để họ phân phối, ghi rõ trong báo cáo, tránh để hàng hoá tồn đọng rồi hư hỏng.
Nếu có người phản ánh rằng mình khó khăn mà không có tên trong danh sách, hãy ghi nhận nhẹ nhàng, tìm hiểu thêm qua địa phương, và tính cho đợt sau. Đừng từ chối thẳng thừng trước mặt mọi người, cũng đừng vội trao ngay mà không tìm hiểu, vì có thể làm những người khác cảm thấy bất công.
Cuối cùng, nhìn lại cách trao: người nhận có phải chờ lâu không, có ai tỏ ra ngại ngùng không, có tình huống nào khiến nhóm thấy không ổn. Mỗi lần rút kinh nghiệm một chút, các đợt sau sẽ nhẹ nhàng hơn cho cả người trao lẫn người nhận. Phước báu của việc thiện, theo cách hiểu của nhiều người, nằm ở tấm lòng và sự chu đáo ấy, không nằm ở độ lớn của buổi lễ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tổ chức buổi lễ trao quà cho người nghèo không?
Nên hạn chế. Nếu cần trao tập trung, ví dụ qua trường học hay nhà văn hoá thôn, hãy làm gọn: không phát biểu dài, không tiết mục, không gọi tên đọc hoàn cảnh từng người. Người nhận đến, nhận quà, ra về trong vài phút là tốt nhất.
Trao quà có nên chụp ảnh để báo cáo người góp không?
Có thể chụp khung cảnh chung, chụp từ phía sau, chụp quà đã chuẩn bị, chụp biên bản bàn giao. Không cần ảnh cận mặt người nhận cầm quà để chứng minh. Biên nhận và báo cáo thu chi mới là căn cứ minh bạch.
Quà Tết cho người khó khăn nên gồm những gì?
Thường là gạo, dầu ăn, nước mắm, thịt hoặc giò, bánh chưng, ít bánh mứt, kèm một khoản tiền để gia đình tự lo phần thiếu. Với người già có thể thêm chăn, áo ấm. Nên hỏi địa phương và chính người nhận xem đang thiếu gì.
Nên trao quà Tết vào thời điểm nào?
Nhiều nhóm chọn trao khoảng giữa tháng Chạp để gia đình kịp mua sắm theo ý mình. Trao sát Tết thì người nhận có thể đã xoay xở xong hoặc không kịp dùng khoản tiền. Hỏi địa phương để tránh trùng ngày với các đoàn khác.
Người không có tên trong danh sách đến xin quà thì làm sao?
Ghi nhận nhẹ nhàng, hỏi thêm thông tin, nhờ địa phương tìm hiểu và tính cho đợt sau hoặc dùng phần quà dự phòng nếu hoàn cảnh rõ ràng. Tránh từ chối gay gắt trước mặt mọi người, cũng tránh trao vội khiến người khác thấy bất công.
Có nên phát tờ rơi quảng cáo của nhà tài trợ kèm quà không?
Không nên. Người nhận không phải là đối tượng quảng cáo. Nếu nhà tài trợ muốn được ghi nhận, có thể nêu tên trong báo cáo gửi người góp. Phát tờ rơi, treo biển lớn khi trao quà dễ khiến người nhận cảm thấy mình bị dùng làm phông nền.