Trả lương đúng hẹn là lời hứa đầu tiên một chủ cửa hàng nhỏ cần giữ với người làm cho mình: đúng ngày đã nói, đủ số đã thoả thuận, kèm một bảng ghi rõ khoản nào ra khoản nấy. Với nhân viên quán ăn, tiệm tạp hoá, tiệm sửa xe, đồng lương tháng thường đã được tính trước cho tiền nhà, tiền gửi về quê, tiền học của con. Chậm vài ngày với chủ có thể là chuyện xoay vốn; với họ là chuyện phải đi vay.
Bài này viết cho chủ hộ kinh doanh, cửa hàng có vài nhân viên. Phần nói về đối đãi với người giúp việc trong nhà đã có ở danh mục làm phước trong gia đình; ở đây bàn về quan hệ làm ăn: thoả thuận ban đầu, giữ quỹ lương, khi buộc phải chậm, chuyện trừ lương, những điều nhỏ giữ chân người làm và khi nhân viên nghỉ việc. Phần pháp luật chỉ nêu ở mức nguyên lý.
Vì sao lương đúng hẹn là chuyện tử tế đầu tiên
Trong làm ăn, người ta hay nói về chữ tín với khách và với bạn hàng. Nhưng chữ tín với người làm thuê thường bị xếp sau: khách mà đòi nợ thì trả ngay, còn lương nhân viên thì "để mai". Lý do đơn giản: nhân viên ít có tiếng nói hơn khách, ngại đòi, sợ mất việc. Chính vì họ ở thế yếu hơn, giữ lời với họ mới thật sự là thước đo của người chủ tử tế.
Lương đúng hẹn còn là chuyện thực tế của việc giữ người. Ở các ngành dịch vụ nhỏ, nhân viên dịch chuyển rất nhanh. Một người làm giỏi sẽ ở lại với chủ trả lương chậm hơn một chút nhưng đều đặn, hơn là chủ hứa cao mà lúc có lúc không. Tuyển và dạy một người mới tốn thời gian, công sức, và cả khách bị phục vụ vụng về trong những tuần đầu.
Cuối cùng, cách chủ trả lương lan ra cả không khí cửa hàng. Nhân viên được đối xử sòng phẳng có xu hướng sòng phẳng với khách và với tiền của tiệm. Nhân viên phải đi đòi lương từng kỳ thường mang tâm thế đề phòng, và khách cảm nhận được điều đó qua cách họ được phục vụ.
Thoả thuận rõ từ ngày đầu
Phần lớn bất hoà về lương bắt nguồn từ những điều không được nói rõ khi nhận người. Trước khi nhân viên bắt đầu làm, chủ cửa hàng nên thống nhất và ghi lại:
- Mức lương và cách tính: theo tháng, theo ngày, theo giờ hay theo sản phẩm; có thưởng doanh số, tiền tip được chia thế nào.
- Ngày trả lương cố định: ví dụ giả định là ngày mùng năm hằng tháng; trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Giờ làm, ca làm, ngày nghỉ: làm thêm giờ, làm ngày lễ Tết được tính ra sao.
- Thời gian thử việc: kéo dài bao lâu, lương thử việc bao nhiêu, sau thử việc thì thế nào.
- Ăn ở: nếu chủ lo cơm trưa hay chỗ ở, ghi rõ đó là phúc lợi hay có trừ vào lương.
- Những khoản có thể khấu trừ: nêu rõ và phải đúng quy định; không tự đặt ra khoản phạt tuỳ ý.
- Báo trước khi nghỉ: mỗi bên báo trước bao lâu khi muốn chấm dứt.
Pháp luật lao động đặt ra các yêu cầu về hợp đồng lao động, hình thức giao kết, thử việc, giờ làm và các chế độ liên quan; loại hợp đồng nào phải lập văn bản, chế độ bảo hiểm ra sao, bạn tra Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành, hoặc hỏi cơ quan lao động địa phương. Kể cả khi chỉ thoả thuận miệng, hãy ghi lại những điểm chính vào một tờ giấy hai bên cùng giữ.
Giữ quỹ lương riêng: cách đơn giản cho cửa hàng nhỏ
Nhiều cửa hàng nhỏ trả lương chậm không phải vì chủ không muốn trả mà vì tiền lương bị tiêu lẫn vào nhập hàng, sửa chữa, chi tiêu gia đình. Một cách quản lý đơn giản:
- Tính tổng lương phải trả mỗi tháng cho tất cả nhân viên, cộng một khoản dự phòng cho thưởng, làm thêm giờ.
- Mở một tài khoản riêng hoặc một phong bì riêng chỉ để giữ tiền lương.
- Mỗi ngày hoặc mỗi tuần, trích một phần doanh thu chuyển vào quỹ lương trước khi chi cho việc khác. Ví dụ giả định: chia tổng lương tháng cho số ngày bán hàng để ra khoản trích mỗi ngày.
- Không rút quỹ lương để nhập hàng, kể cả khi "tuần sau bù lại".
- Đến ngày trả, quỹ đã đủ; phát lương kèm bảng chi tiết: lương cơ bản, ngày công, làm thêm, thưởng, khoản trừ nếu có.
- Giữ bản sao bảng lương hoặc chứng từ chuyển khoản, có chữ ký hoặc xác nhận của nhân viên.
Với cửa hàng doanh thu thất thường theo mùa, quỹ lương còn giúp chủ thấy sớm khi nào kinh doanh không đủ nuôi bộ máy, để điều chỉnh từ trước thay vì đến ngày trả mới phát hiện thiếu tiền.
Khi buộc phải trả chậm
Có những tháng cửa hàng gặp khó thật: hàng tồn, khách giảm, mưa bão kéo dài, chủ ốm. Khi biết trước mình không thể trả đúng hẹn, điều tối thiểu là nói với nhân viên trước ngày trả, nói thật lý do, và hẹn một ngày cụ thể. Đừng để nhân viên đến ngày lương mới biết, rồi phải hỏi han dò xét.
Bộ luật Lao động có quy định về việc trả lương đúng hạn và về trường hợp chậm trả vì lý do bất khả kháng, kèm giới hạn thời gian và nghĩa vụ bù khoản tiền tương ứng cho người lao động; chi tiết bạn đối chiếu văn bản hiện hành. Về đạo lý, nhiều chủ tiệm chọn trả trước một phần cho nhân viên khó khăn nhất, như người có con nhỏ hay đang gửi tiền về quê, rồi trả đủ phần còn lại khi xoay được.
Nếu việc chậm trả lặp lại nhiều tháng, đó là dấu hiệu cửa hàng cần thay đổi: thu hẹp quy mô, đổi mặt hàng, hoặc bàn thật với nhân viên về việc giảm giờ làm. Giữ người làm trong tình trạng nợ lương kéo dài là đẩy rủi ro kinh doanh của mình sang vai người yếu thế hơn.
Trừ lương, phạt lương và những điều không nên làm
Không phạt tiền thay cho kỷ luật. Bộ luật Lao động nhìn chung cấm người sử dụng lao động phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Đi muộn, làm vỡ chén bát, quên việc nên được nhắc nhở, hướng dẫn, và nếu nghiêm trọng thì xử lý theo đúng trình tự.
Bồi thường thiệt hại có trình tự riêng. Khi nhân viên làm hư hỏng tài sản, pháp luật có quy định về bồi thường, mức và cách khấu trừ. Đừng tự trừ nguyên giá món đồ vào lương. Tìm hiểu quy định hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn.
Không giữ giấy tờ tuỳ thân. Giữ căn cước, bằng cấp gốc của nhân viên để "giữ chân" là việc không được làm. Nếu cần lưu hồ sơ, giữ bản sao.
Không giữ lương làm "tiền cọc". Giữ lại một phần lương mỗi tháng để nhân viên không nghỉ ngang là đẩy họ vào thế bị ràng buộc. Hãy giữ chân bằng sự sòng phẳng.
Không đổ lỗi doanh số cho nhân viên. Tháng ế khách, nhân viên vẫn đi làm đủ ngày. Nếu có phần thưởng theo doanh số, đó là thưởng thêm, không phải lương bị trừ khi bán chậm.
Ngoài lương: những thứ nhỏ làm người ta ở lại
Lương đúng hẹn là nền. Trên nền đó, có những việc không tốn nhiều tiền nhưng làm nhân viên thấy mình được tôn trọng.
| Việc làm | Chủ bỏ ra gì | Ý nghĩa với nhân viên |
|---|---|---|
| Bữa cơm chung tử tế | Một phần chi phí bếp | Không phải ăn vội, thấy mình là người nhà của tiệm |
| Lịch ca báo trước | Chút thời gian sắp xếp | Chủ động việc nhà, việc học, đi khám bệnh |
| Cho nghỉ khi ốm, khi nhà có việc | Một ngày thiếu người | Không phải chọn giữa sức khoẻ và việc làm |
| Ghi nhận trước mặt người khác | Một câu nói | Thấy công sức được nhìn thấy |
| Góp ý riêng, không mắng trước khách | Kiềm chế lúc bực | Giữ thể diện, học được từ sai sót |
| Tăng lương theo năm khi làm tốt | Một khoản có kế hoạch | Có lý do ở lại lâu dài |
| Thưởng Tết đúng như đã nói | Một khoản tính từ đầu năm | Về quê đón Tết yên lòng |
Không cửa hàng nhỏ nào làm được mọi thứ trong bảng. Chọn những việc hợp với sức mình, nhưng việc gì đã hứa thì giữ, đúng như với tiền lương.
Khi nhân viên nghỉ việc
Nhân viên nghỉ, dù nghỉ đúng hẹn hay nghỉ đột ngột, vẫn cần được thanh toán đầy đủ những gì họ đã làm. Pháp luật lao động có quy định về thời hạn thanh toán các khoản liên quan khi chấm dứt hợp đồng và về trả lại giấy tờ cho người lao động; chi tiết bạn tra văn bản hiện hành.
Có chủ cửa hàng giữ lương tháng cuối của người nghỉ ngang như một cách "phạt". Hãy cân nhắc kỹ: nhân viên nghỉ không báo trước có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định, nhưng việc đó phải xử lý đúng trình tự, không phải bằng cách giữ toàn bộ tiền công của họ. Công đã làm thì phải trả.
Trước ngày nhân viên đi, hãy ngồi lại cộng sổ cùng họ: ngày công, làm thêm, thưởng, khoản ứng trước nếu có. Làm rõ từng khoản trước mặt nhau, giao bảng tính để họ giữ. Sự minh bạch này tránh được những cuộc gọi đòi tiền sau đó, và giúp người ra đi không mang theo cảm giác bị thiệt.
Một lời chào tử tế khi chia tay cũng là phần của làm ăn tử tế. Người nhân viên cũ nói tốt về cửa hàng sẽ giới thiệu người mới, có khi quay lại làm khi bạn cần. Trong một con phố, một khu chợ, tiếng một chủ tiệm sòng phẳng hay keo kiệt với người làm truyền đi rất nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ vài nhân viên có cần ký hợp đồng lao động không?
Pháp luật lao động có quy định về loại hợp đồng phải lập bằng văn bản và trường hợp được giao kết bằng lời nói, tuỳ thời hạn và tính chất công việc. Hãy tra Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành, hoặc hỏi cơ quan lao động địa phương. Kể cả khi chỉ thoả thuận miệng, nên ghi lại các điểm chính.
Nhân viên làm vỡ đồ có được trừ vào lương không?
Không nên tự trừ nguyên giá món đồ. Pháp luật có quy định riêng về bồi thường thiệt hại, mức và cách khấu trừ, và nhìn chung cấm phạt tiền thay cho kỷ luật. Với đồ nhỏ, nhiều chủ cửa hàng coi là hao hụt bình thường của việc kinh doanh.
Trả lương bằng tiền mặt hay chuyển khoản tốt hơn?
Chuyển khoản để lại chứng từ rõ ràng cho cả hai bên, tiện đối chiếu khi có thắc mắc. Nếu trả tiền mặt, kèm bảng lương chi tiết và để nhân viên ký nhận. Điều quan trọng là có ghi chép, không phải hình thức trả.
Tiền tip của khách nên chia thế nào?
Thống nhất từ đầu và nói rõ với nhân viên. Có tiệm để nguyên tip cho người phục vụ, có tiệm gom lại chia đều cho cả bếp và phục vụ. Cách nào cũng được, miễn công khai, đều đặn và chủ không giữ phần tip của nhân viên.
Tháng kinh doanh lỗ có được giảm lương nhân viên không?
Không thể tự ý giảm mức lương đã thoả thuận. Nếu cửa hàng khó khăn kéo dài, hãy bàn thật với nhân viên về việc giảm giờ làm, đổi ca, hoặc các phương án khác theo đúng quy định. Lương đã làm thì phải trả đủ.
Nhân viên nghỉ ngang không báo trước, có được giữ lương không?
Giữ toàn bộ tiền công đã làm không phải cách xử lý đúng. Người nghỉ không báo trước có thể có trách nhiệm theo quy định, nhưng việc đó phải xử lý theo trình tự pháp luật. Hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn trước khi quyết định.